7 dôvodov, prečo vzniká „Umelý rozhovor“

Určite poznáte ten moment, keď vám niekto niečo povie a vy máte pocit, akoby sa to učil z učebnice. Zdá sa vám, akoby to nebol vôbec on, ale len niekto, kto sa na niekoho hrá, či sa niečo naučil. Najhoršie je, že to k nemu vôbec nesedí. S pojmom „umelý“ rozhovor sa stretávame hlavne v prípade, keď s nami niekto vedie rozhovor, ktorý stráca svoju prirodzenosť, najčastejšie ho môžeme zažiť na obchodných stretnutiach.

Existuje niekoľko rôznych dôvodov, prečo vzniká umelý rozhovor. Poďme sa spoločne pozrieť na sedem najčastejších príčin:

1. Pripravené otázky – mať pripravené otázky pri rozhovore môže byť veľmi užitočné. Otázkou ostáva, ako sa s nimi nakladá. Veľa krát sa mi stávalo, hlavne na školeniach sa mi účastníci zdôverili, že ich používanie otázok v rozhovore je „také umelé“. Išlo hlavne o školenia pre finančných agentov, kde boli veľa krát pripravené otázky na analýzu potrieb. Úprimne povedané, mali čiastočne aj pravdu. No nešlo ani tak o samotnú otázku, ale skôr o spôsob jej podania. Mať pripravených dopredu niekoľko otázok, ktoré nezapadajú do kontextu, vyznieva vážne umelo. Je to ako na výsluchu, už chýba len stolná lampa namierená rovno do tváre… Ak teda máte pripravené otázky ako pomôcku, dajte im nejaký súvis alebo koncepciu smerovania rozhovoru k určitému cieľu. 

2. Nadväzovať na odpovede – tento dôvod súvisí s predošlým. Ľudia často nenadväzujú prirodzene na odpoveď človeka, s ktorým komunikujú. Ak má napríklad obchodík pripravený sled otázok, avšak nevie nadväzovať otázky na odpovede, tak v konečnom dôsledku rozhovor vyznieva veľmi umelo. O to viac, ak odpoveď je z jednej oblasti a nasledovná otázka sa týka úplne odlišnej oblasti. Je to o aktívnom počúvaní (ale o tom si povieme viac niekedy nabudúce). 

3. Silené prelomenie ľadov – Ak sa zameriame na obchodný rozhovor, tak prelomenie ľadov veľa literatúry odporúča. Ide o nezáväznú, uvoľnenú časť rozhovoru, ktorého cieľom je, že sa ľudia bližšie spoznávajú. No ak sa táto časť rozhovoru moc silí, tak stráca svoj význam. Dokonca môže mať skôr negatívne dôsledky. Tiež nie je dobré, keď sa prelomenie ľadov robí len kvôli povinnosti prejsť niečo neformálne. Naopak, keď prejavíme o druhého úprimný záujem, celá atmosféra rozhovoru sa zmení k lepšiemu a vieme so získanou dôverou pracovať aj neskôr počas rozhovoru. 

4. Neúprimná pochvala – veľa krát má spojitosť so sileným prelomením ľadov. Je síce pravda, že je dobré ľudí pochváliť za niečo, lebo v nich vzbudzujete príjemné emócie. No môže to vyznieť úplne inak, ak je to neúprimné. Poviete napríklad: „Jéj, to je nádherné,“ no niekde v duchu si myslíte: „to je katastrofa.“ Takáto neúprimnosť často vyznieva veľmi umelo. Ak sa vám niečo nepáči, tak to radšej nechváľte. V prípade, že budú chcieť názor, tak povedzte, že váš vkus je iný, alebo inak diplomaticky vykľučkujte do autu.. Určite je to lepšie ako neúprimná pochvala. Buďte pravdivý.

5. Manipulatívne otázky – Ide zväčša o otázky, ktoré slúžia na manipuláciu klienta. Sú to otázky, ktoré sú zväčša uzavreté a ich účelom je získavať kladné odpovede. Uzatvorené otázky počas rozhovoru nie sú zlé. Majú svoj význam, obzvlášť, ak si niečo chceme overiť. No tu ide zväčša o to, že keby ste povedali nie, tak by ste sa mohli cítiť nepríjemne, v prípade ich nesúhlasu. Otázka vás dostáva do úzkych, a tak radšej odpoviete áno. Veľa krát sa na týchto otázkach v rozhovore pousmejem, lebo mi v danej situácií vyznejú komicky a hlavne umelo. Preto je dobré sa im vyhnúť. Ja sa často pýtam na názor ľudí, na seba, na to čo som povedal, na informácie a či som bol dostatočne zrozumiteľný. 

6. Nepýtanie si povolenia – toto je asi najväčší kameň úrazu pri rozhovoroch. Bez povolenia v komunikácii sa ľudia často dostávajú do komplikovaných situácií, a ešte to dokáže vyvolať umelú situáciu. Nepýtanie si povolenia má veľký súvis s predchádzajúcimi bodmi, predovšetkým s pripravenými otázkami. Niektoré témy môžu byť pri rozhovore chúlostivejšie, a keď sa vybalia narovinu, nemusí to dopadnúť dobre. Pritom malá vsuvka typu: „Chcem sa s Vami baviť na danú tému. Je to pre vás v poriadku?“ môže dať rozhovoru prirodzenejší a úprimnejší ráz.

7. Frázové otázky – ide o podkategóriu pripravených otázok vopred, až na to, že mnoho krát táto otázka vyznie ako fráza, resp. že vlastne nás tá odpoveď ani nezaujíma. Najhoršie na tom je, že samotná otázka pritom môže byť primerane dobrá a môže mať svoj význam, ak by to nebola len fráza. Medzi takéto otázky patrí: „Ako sa máte?“ Pritom ide o peknú otázku, ak by to nebolo myslené len ako fráza, no naopak, prejavovala by náš úprimný záujem. Preto odporúčam, dajte otázkam skutočný úprimný postoj. Ak ju chcete použiť ako frázu, tak ju radšej ani nepoužívajte.

Ak sa pri komunikácii budete vyhýbať umelosti, tak rozhovor môže získať úplne iný rozmer. Obchodná komunikácia by mala byť o úprimnom vzťahu, ak je vaším cieľom dobrý a stabilný biznis. Umelosť v rozhovore dáva pocítiť človeku, s ktorými komunikujete, že vám ide skôr o jeho peniaze ako jeho osobu. Robte veci úprimne a odmena vás neminie.